Drukuj Drukuj

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza do składania ofert cenowych w celu wyłonienia dostawcy/wykonawcy usługi cateringowej FRL/5/2017/MnS!

22 maj 2017

FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY

ul. Droga Męczenników Majdanka 181

20-325 Lublin

tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10

www.fundacja.lublin.pl; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl

REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855

L.dz.FRL/605/17                                                                                                               Lublin, dnia 22 maja 2017roku

Znak sprawy: FRL/5/2017/MnS!

 

Zapytanie ofertowe

 

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza do składania ofert w celu wyłonienia dostawcy/wykonawcy usługi cateringowej.

 

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, realizująca projekt „Młodzi na start!” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, Oś Priorytetowa I Osoby młode na rynku pracy, Działanie 1.2 Wsparcie osób młodych pozostających bez pracy na regionalnym rynku pracy, Poddziałanie 1.2.1 Wsparcie udzielane z Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na wykonanie usługi cateringowej obejmującej przygotowanie i dostarczenie obiadu, tj. jednodaniowego ciepłego posiłku oraz zorganizowanie poczęstunku podczas dwóch przerw kawowych dla uczestników projektu w Lublinie, Lubartowie i Łukowie.

 

Zamówienie będzie realizowane w 3 częściach:

  • część I (Lublin)– średnio 49 dni x średnio 12 osób = średnio 588 osobodni,
  • część II (Lubartów) – średnio 59 dni x średnio 12 osób =średnio 708 osobodni,
  • część III (Łuków)– średnio 62 dni x średnio 12 osób = średnio 744 osobodni.

Łączna maksymalna liczba osobodni trzech części wyniesie 2040.

 

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby dni, grup oraz zmiany liczby osób w poszczególnych częściach zamówienia – w zależności wyników procesu rekrutacji.  Przewiduje się również możliwość realizacji usługi poza granicami Lublina, Lubartowa i Łukowa w obszarze województwa lubelskiego (opcja z dowozem – koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie złożonej oferty).

 

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie ceny brutto, przypadającej dziennie na jednego uczestnika.

 

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na 1 lub kilka części zamówienia.

 

 

I     Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

II    Opis przedmiotu zamówienia:

Usługa cateringowa obejmuje przygotowanie i dostarczenie obiadu, tj. jednodaniowego ciepłego posiłku oraz zorganizowanie poczęstunku podczas dwóch przerw kawowych dla uczestników projektu w Lublinie, Lubartowie i Łukowie.

 

Część I – Lublin– średnio49 dni x średnio 12 osób = średnio 588 osobodni

– 3 grupy x średnio 2 dni x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 17 dni x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 23 dni x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 3 dni x średnio 12 osób,

Łącznie maksymalnie 588 osobodni.

 

Część II – Lubartów – średnio 59 dni x średnio 12 osób = średnio 708 osobodni

– 3 grupy x średnio 2 dni x średnio 12 osób

– 1 grupa x średnio 17 dni x 12 osób,

– 1 grupa x średnio 13 dni x 12 osób,

– 1 grupa x średnio 23 dni x 12 osób.

Łącznie maksymalnie 708 osobodni.

 

Część III – Łuków – średnio 62 dni x średnio 12 osób = średnio 744 osobodni

– 4 grupy x średnio 2 dni x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 18 dni x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 23 dni x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 10 dnia x średnio 12 osób,

– 1 grupa x średnio 3 dni x średnio 12 osób.

Łącznie maksymalnie 744 osobodni.

 

Łączna maksymalna liczba osobodni wszystkich trzech części wyniesie 2040.

 

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby dni, grup oraz zmiany liczby osób w poszczególnych częściach zamówienia – w zależności wyników procesu rekrutacji.  Przewiduje się również możliwość realizacji usługi poza granicami Lublina, Lubartowa i Łukowa w obszarze województwa lubelskiego (opcja z dowozem – koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie złożonej oferty).

 

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie ceny brutto, przypadającej dziennie na jednego uczestnika.

 

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na 1 lub kilka części zamówienia.

 

Świadczenie usługi cateringowej będzie odbywać się sukcesywnie w oparciu o harmonogramy przekazywane Wykonawcy min. 5 dni kalendarzowych przed dniem świadczenia usługi.

Zamawiający każdorazowo zlecając wykonanie usługi, określi termin, miejsce oraz szacunkową liczbę uczestników – którą będzie potwierdzał w każdym dniu świadczenia usługi tj. po rozpoczęciu zajęć i sprawdzeniu listy obecności.

 

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności określonej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – zamówienia uzupełniającego, w wysokości nieprzekraczającej 50%  wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z wykonawcą, o ile to zamówienie jest  zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.

 

Wymagania dotyczące usługi:

  1. Ciepły posiłek powinien się składać z: porcji mięsa lub ryby o gramaturze nie mniejszej niż 100 g, dodatków (np. ziemniaki, ryż, kasza, makaron) o gramaturze nie mniejszej niż 200 g, oraz surówki o gramaturze nie mniejszej niż 100 g (minimalna gramatura 1 porcji wynosi 400 g).
  2. Dostawca/Wykonawca przygotuje i dostarczy posiłki wegetariańskie, w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez uczestników/uczestniczki projektu. Posiłek wegetariański powinien się składać z porcji jarskiej o gramaturze nie mniejszej niż 300 g oraz surówki o gramaturze nie mniejszej niż 100 g (minimalna gramatura 1 porcji wynosi 400 g).
  3. Ciepły posiłek musi być wyporcjowany dla każdego uczestnika i podany na ciepło.
  4. Minimalny zakres poczęstunku podczas każdej przerwy kawowej (dwie przerwy każdego dnia usługi): woda mineralna (gazowana i niegazowana), świeżo parzona herbata (różne rodzaje), kawa (rozpuszczalna i mielona), cukier, cytryna w plastrach, śmietanka do kawy w postaci płynnej lub mleko, ciastka kruche min. 3 rodzaje min. 100 g/osobę.
  5. Dostawca/Wykonawca zapewni należytą jakość i przydatność do spożycia dostarczonego wyżywienia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie normami.
  6. Dostawca/Wykonawca dostarczy posiłki na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 15 minut przed planowanym rozpoczęciem zajęć oraz 5 minut przed rozpoczęciem przerwy obiadowej.
  7. W cenie usługi zawiera się koszt transportu, naczyń (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze, itp.) oraz odbiór zużytych naczyń po zakończeniu każdego dnia usługi. Zamawiający dopuszcza możliwość użycia naczyń i sztućców plastikowych, odpowiednich do serwowanych dań/napojów.
  8. Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków oraz wyrywkowej kontroli gramatury potraw.
  9. Wnioskodawca winien dołączyć do oferty informacje dotyczące średniej gramatury oferowanych posiłków oraz przykładowe menu na pięć dni zajęć.

 

Wynagrodzenie za usługę cateringową świadczoną dla uczestników projektu będzie wypłacane Wykonawcy/Dostawcy po wystawieniu faktury Vat/ rachunku  na podstawie rzeczywistej liczby wydanych posiłków (tj. zrealizowanych osobodni), co będzie zgłaszane Wykonawcy/Dostawcy w każdym dniu świadczenia usługi tj. po rozpoczęciu zajęć i sprawdzeniu listy obecności.

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności określonej w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz  Funduszu Spójności na lata 2014-2020” – zamówienia uzupełniającego, w wysokości nieprzekraczającej 50%  wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z wykonawcą, o ile to zamówienie jest  zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.

 

III  Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

55520000-1 – Usługi dostarczania posiłków

55321000-6 – Przygotowywanie posiłków

 

IV  Termin wykonania zamówienia:

Usługa cateringowa odbywać się będzie w okresie czerwiec 2017 r. – luty 2018 r.

Dokładne terminy, miejsca realizacji usług oraz liczby uczestników zostaną wskazane przez Zamawiającego przed rozpoczęciem każdej z usługi.

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji usług w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników do projektu.

 

V   Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Dostawcy/Wykonawcy, którzy spełniają poniższe kryteria:

  1. posiadający uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  2. znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  3. posiadający doświadczenie w realizacji dostaw będących przedmiotem zamówienia, (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  4. dysponujący sprzętem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (ocena na podstawie Załącznika nr 2).
  5. nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (ocena na podstawie Załącznika nr 3).

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

 

Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu

 

VI Kryteria oceny ofert:

 

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej
w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

 

  1. Cena- 80% (80 pkt.)
  2. Klauzule społeczne 20% (20 pkt.)

 

 

  1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena = ————————- x 80

C oferty badanej

 

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

 

  1. W ramach kryterium „Klauzule społeczne” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 0 do 20, które zostaną przyznane na podstawie Załącznik nr 4, zawierającego informacje czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia będą stasowane klauzule społeczne, tzn. ile osób z niepełnosprawnościami, bezrobotnych lub takich o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym przy jego realizacji zostanie zaangażowanych min. na cały czas jego trwania i czym się będą zajmowały przy realizacji zamówienia. Spełnienie klauzuli społecznej oznacza zaangażowanie min. 1 osoby spełniającej ww. warunki. Punkty za kryterium zostaną obliczone wg. wzoru:

 

 

Oferta badana

Klauzule społeczne = ——————————————————————– x 20

Oferta z największą liczba osób zaangażowanych

w ramach klauzul społecznych

 

 

Zamawiający zastrzega, że na etapie podpisywania umowy Wykonawca będzie zobligowany do przedstawienia dokumentów potwierdzających spełnienie klauzul społecznych.

Stosowanie klauzul społecznych, może być weryfikowane przez Zamawiającego także w trakcie realizacji zamówienia.

 

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów
w oparciu o ustalone wyżej kryteria.

 

Jeśli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej oferty  przedstawią  taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

W przypadku, gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający, może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą lub powtórzyć postępowanie w trybie zasady konkurencyjności.

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy P.Z.P., w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.

 

VII    Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

  1. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik nr 1.
  2. Do oferty należy dołączyć:
  3. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiący Załącznik nr 2,
  4. oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiący Załącznik nr 3,
  5. oświadczenie o spełnieniu kryterium „Klauzule społeczne” Załącznik nr 4,
  6. przykładowe menu wraz z gramaturą na pięć dni zajęć Załącznik nr 5.

 

  1. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim.
  2. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
  3. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
  4. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być oznakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
  5. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert
  6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.

 

VIII  Forma, miejsce i termin składania ofert:

Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 31 maja 2017 r. do godziny 10.00 w formie pisemnej w siedzibie Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Droga Męczenników Majdanka 181, 20-325 Lublin (Sekretariat) w zamkniętej kopercie z dopiskiem:

„Zapytanie ofertowe FRL/5/2017/MnS!

Nie otwierać przed dniem 31.05.2017 r. do godz. 10.00”

 

W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do sekretariatu Zamawiającego na w/w adres.

 

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.

 

IX  Unieważnienie postępowania:

Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:

  1. w postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad,
  2. w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy,
  3. w postępowaniu doszło do naruszenia zasad określonych w Regulaminie.

 

XII  Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów:

  1. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się w formie pisemnej oraz pocztą elektroniczną
  2. Wszelki informacje dotyczące podjętych przez Zamawiającego czynności będą przekazywane wykonawcom za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Zamawiający wymaga, w każdym przypadku, potwierdzenia przez Wykonawcę otrzymania wiadomości. W przypadku braku takiego potwierdzenia przez Wykonawcę, pomimo wezwania przez Zamawiającego, domniemywa się, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na ostatni znany e-mail (podany przez Wykonawcę w złożonej ofercie), zostało doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z pismem.
  4. Wykonawca powinien sprawdzać stronę internetową www.fundacja.lublin.pl – zakładka „Zapytania ofertowe”, ponieważ będą tam publikowane informacje związane z niniejszym postępowaniem.

 

X    Osoby do kontaktów:

Anna Poterucha-Radomska– Kierownik projektu

Tel.: 516 283 429, e-mail: a.poterucha-radomska@fundacja.lublin.pl

Marta Osuch – Specjalista ds. organizacyjnych i monitoringu

Tel.: 516 283 455, e-mail: m.osucha@fundacja.lublin.pl

 

XIV Warunki zmiany umowy:

Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian w umowie w zakresie okresu jej obowiązywania w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

XI Wykaz załączników (wersje elektroniczne do pobrania na stronie www.fundacja.lublin.pl, w zakładce: Zapytania ofertowe):

  1. Formularz oferty Wykonawcy.
  2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
  3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym.
  4. Oświadczenie o spełnieniu kryterium „Klauzule społeczne”(jeżeli dotyczy).
  5. Przykładowe menu wraz z gramaturą dań na pięć dni zajęć.