Lublin, dnia 28 marca 2011 roku

L. Dz. FRL/950/11                                                                

Znak sprawy: FRL/950/11/PADM/BP/WYK/2

Zapytanie ofertowe

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza osoby fizyczne do składania ofert na osobiste przeprowadzenie zajęć w ramach szkolenia „Pracownik administracyjny z obsługą komputera” w Białej Podlaskiej

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny realizująca projekt ,,SUKCES niejedno ma imię’’ w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie 8.1.2 Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego,  zaprasza do przedstawienia oferty na osobiste przeprowadzenie zajęć w ramach szkolenia „Pracownik administracyjny z obsługą komputera” w Białej Podlaskiej, w wymiarze 42 godzin:

Część I Prowadzenie dokumentacji biurowej (12 godz.)

Część II Rola sekretariatu (6 godz.)

Część III Archiwizacja dokumentów (12 godz.)

Część IV Obsługa kadrowa firmy (12 godz.)

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na jedną lub więcej części zamówienia.

Wykonawca podaje cenę brutto za jedną godzinę realizacji usługi.

I   Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności.

II  Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest osobista realizacja usługi przeprowadzenia zajęć w ramach szkolenia „Pracownik administracyjny z obsługą komputera” w Białej Podlaskiej.

Zajęcia będą odbywać się w dni powszednie, 3-4 razy w tygodniu, max. 6 godzin lekcyjnych dziennie, w łącznym wymiarze 42 godzin, w okresie kwiecień 2011, według uzgodnionego harmonogramu.

Część I Prowadzenie dokumentacji biurowej (12 godz.) - obejmuje opracowanie materiałów i przeprowadzenie zajęć dla 10 uczestników/ uczestniczek, w zakresie:

1.     Znaczenie i zasady pracy administracyjno-biurowej, specyfika pracy,

2.     Instrukcja kancelaryjna,

3.     Obieg dokumentacji w firmie,

4.     Przyjmowanie dokumentów wpływających do firmy,

5.     Nadawanie dokumentów wychodzących z firmy,

6.     Sposób prowadzenia dziennika korespondencji,

7.     Segregowanie dokumentacji firmy i  jej rozdzielanie wg przeznaczenia,

8.     Sposoby zabezpieczenia i przechowywania dokumentacji,

9.     Plan pracy,

10.  Organizowanie czasu pracy.

Część II Rola sekretariatu (6 godz.) - obejmuje opracowanie materiałów i przeprowadzenie zajęć dla 10 uczestników/uczestniczek w zakresie:

1.     Istota, rola i miejsce sekretariatu w strukturze firmy.

2.     Rola sekretarki/sekretarza, asystentki/asystenta zarządu.

3.     Sekretariat – wizytówka firmy.

4.     Pierwszy kontakt z kontrahentami.

5.     Wpływ sekretariatu na rozwój firmy.

Część III Archiwizacja dokumentów (12 godz.) - obejmuje opracowanie materiałów i przeprowadzenie zajęć dla 10 uczestników/uczestniczek w zakresie:

1.     Podział na grupy dokumentów archiwalnych

2.     Podstawowe oznaczenia dokumentów archiwalnych (A, B, Bc, Be)

3.     Przekazanie akt do archiwum

4.     Spis zdawczo-odbiorczy

5.     Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę

6.     Karta udostępnienia akt

7.     sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacji,

8.     zasady archiwizowania dokumentów,

9.     ustawowe okresy przechowywania danych.

Część IV Obsługa kadrowa firmy (12 godz.) - obejmuje opracowanie materiałów i przeprowadzenie zajęć dla 10 uczestników/uczestniczek w zakresie:

1.     Zasady prowadzenia kadr.

2.     Przyjmowanie pracownika.

3.     Teczki osobowe – niezbędne dokumenty

4.     Skierowania na badania lekarskie (badania wstępne. okresowe)

5.     Karty wynagrodzeń pracowników.

6.     Rozliczenie pracowników na koniec roku podatkowego

7.     Umowy zlecenie i umowy o dzieło – podobieństwa i różnice. obowiązujące stawki. zasady wypisywania. ubezpieczenie wynikające z umów. wymagane oświadczenia.

8.     Urlopy - karty urlopowe.

9.     Zasiłki - zasady przydzielania i ewidencjonowanie świadczeń.

III       Wymagania dotyczące realizacji szkolenia:

1.      Wykonawca jest zobowiązany do opracowania, zwizualizowania zgodnie z wytycznymi i przedstawienia do akceptacji materiałów szkoleniowych dla uczestników/uczestniczek szkolenia.

2.      Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania pytań/zadań na egzamin końcowy sprawdzający zdobyte wiadomości z zakresu zajęć, które prowadzi. Wykonawca opracowuje pytania/zadania, przedstawia do akceptacji i sprawdza ich wykonanie przez uczestników/uczestniczki..

3.      Wykonawca powinien prowadzić szkolenie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, tj. według uzgodnionego harmonogramu.

4.      Wykonawca powinien nadzorować prowadzenie dostarczonego przez Zamawiającego dziennika zajęć, listy obecności, ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach projektu.

IV        Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe

V         Termin wykonania zamówienia:

Zajęcia rozpoczną się najwcześniej 15 kwietnia 2011 r. i zakończą maksymalnie do końca kwietnia 2011 roku. Szczegółowy harmonogram zajęć zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania.

VI       Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:

1.      Posiadają: wykształcenie wyższe a także wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonywania zadań określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia

2.      Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3.      Z zamówienia wykluczone są osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL w sytuacji, gdy występuje konflikt interesów o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Rozdział 4 podrozdział 5 pkt. 5) obowiązujących od dnia 01.01.2011 roku.

4.      W celu uniknięcia podwójnego finansowana osoby, których wynagrodzenie finansowane jest ze środków publicznych zobowiązane są świadczyć usługi poza obowiązującym je czasem pracy (w tym również poza czasem urlopu wypoczynkowego) lub w czasie urlopu bezpłatnego.

5.      Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Dostawcę/Wykonawcę dokumenty i oświadczenia.

6.      Oferty Dostawców/Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do badania i oceny.

7.      Dostawcy/Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania, po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia brakujących dokumentów.

VII      Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

1. Cena za 1 godzinę brutto w zł. - 60% (60 pkt.)
2. Doświadczenie – 30%           (30 pkt.)
3. Dodatkowe kursy/szkolenia podnoszące kwalifikacje – 10% (10 pkt.)

1.    Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

C minimalna

Cena =  ---------------------   x 60

C oferty ocenianej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

2.    W ramach kryterium „doświadczenie” Zamawiający będzie przyznawał punkty za liczbę godzin przeprowadzonych zajęć w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia, w ciągu ostatnich 3 lat. Punkty liczone będą wg wzoru, zgodnie z danymi przedstawionymi w załączniku nr 2.

Wymagane jest dostarczenie kopii dokumentów (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) potwierdzających przeprowadzenie zajęć wymienionych w załączniku nr 2 (kopie referencji lub umów).

Liczba godzin oferty ocenianej

Doświadczenie  =       ----------------------------------------------------      x 30

(liczba godzin)              Liczba godzin oferty z największym          
doświadczeniem

3.   „Dodatkowe kursy/szkolenia podnoszące kwalifikacje”, tj. dodatkowe kwalifikacje w zakresie przedmiotu zamówienia, także studia podyplomowe i kursy pedagogiczne. Zamawiający będzie przyznawał  punkty za kursy/szkolenia/studia podyplomowe i ich zgodność z przedmiotem zamówienia, w oparciu o dane zawarte w złożonym CV.

Wymagane jest dostarczenie kopii uzyskanych dyplomów/zaświadczeń.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria.

VIII           Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
2. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego.
3. Wykaz - opis doświadczenia z uwzględnieniem tematyki prowadzonych kursów/szkoleń z zakresu zgodnego z przedmiotem zamówienia (zarówno części teoretycznej jak i praktycznej) oraz liczby przeprowadzonych godzin w zakresie przedmiotu zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego).
4. Do oferty należy dołączyć: życiorys zawodowy na wzorze stanowiącym Załącznik nr 3 (max. 5 kartek, wydruk dwustronny), zgodne z zakresem przedmiotu zamówienia.
5. Kserokopie dokumentów poświadczających posiadane wykształcenie, potwierdzone za zgodność z oryginałem, opatrzone datą i podpisane przez wykonawcę oraz ewentualnie rekomendacje i referencje lub kopie umów potwierdzające posiadane doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia.
6. Oferta oraz załączniki powinny być czytelne i złożone w języku polskim.
7. Wszelkie zmiany w tekście oferty lub załączników (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
8. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.
9. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
10. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
11. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.

IX   Forma, miejsce i termin składania ofert:

Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając: znak sprawy, dane prowadzącego postępowanie (nazwa i adres), tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie oraz dane składającego ofertę (imię i nazwisko, adres), a także opatrzyć napisem „Nie otwierać przed dniem 06.04.2011 r.”

Miejsce złożenia oferty: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Lubartowska 74 A,  I p., 20-094 Lublin (Sekretariat).

Termin złożenia oferty do dnia: 06.04.2011 r. do godz. 12.00.

X  Unieważnienie postępowania:

Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:

1.   wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad,

2.   w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy,

3.   w postępowaniu doszło do naruszenia zasad określonych w Regulaminie udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

XI  Osoby do kontaktów:

Anita Łucjan-Kowalska – Koordynator projektu, tel: + 48 81 710 19 12, e-mail: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

XII      Wykaz załączników:

1.      Formularz oferty.

2.      Wykaz-opis doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat.

3.      Życiorys zawodowy zawierający doświadczenia zgodne z opisem przedmiotu zamówienia. Wzór cv – wersja elektroniczna do pobrania na stronie www.fundacja.lublin.pl, w zakładce: Zaproszenie do składania ofert – Personel projektu.

4.      Dokumenty poświadczające posiadane wykształcenie/uprawnienia.

5.      Ewentualne rekomendacje i referencje lub kopie umów poświadczające posiadane wykształcenie.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Załączniki:

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego PADM_BP_WYK_2.doc	[ ]	689 Kb
Załącznik nr 2 wykaz -opis doświadczenia PADM_BP_WYK_2.doc	[ ]	707 Kb
Załącznik nr 3 - formatka CV PADM_BP_WYK_2.doc	[ ]	691 Kb