L.dz. FRL/1209/11

                                                                                              Lublin, dnia 28 kwietnia 2011r.

Znak sprawy: FRL/65/11/NPWL/SEKR-LUB   

                                                                             

Zapytanie ofertowe

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie zaprasza osoby fizyczne do składania ofert na osobiste przeprowadzenie modułów w ramach kursu „Pracownik biurowy (Sekretarka) z językiem angielskim” w Lublinie.

Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny, realizująca projekt „NOWE POLE WIDZENIA LUBELSZCZYZNY”, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie 8.1.2 Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na osobiste przeprowadzenie modułów w ramach kursu „Pracownik biurowy (Sekretarka) z językiem angielskim” w Lublinie w poniżej opisanych częściach.

Wykonawca podaje cenę brutto za jedną godzinę realizacji usługi.

I    Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu, w rozdziale dotyczącym konkurencyjności.

 II   Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest osobiste przeprowadzenie modułów w ramach kursu „Pracownik biurowy (Sekretarka) z językiem angielskim” w Lublinie, w wymiarze 70 godzin (1 godz. = 45 min.) dla 10 uczestników projektu, obejmujące następujące części:

 Część I                 Moduł – Ogólne informacje o sekretariacie i zawodzie sekretarki (12 godz.),

Moduł – Prowadzenie dokumentacji biurowej, archiwizacja (12 godz.),

Moduł – Organizacja i zarządzanie (16 godz.)

Łącznie 40 godz.

Część II                 Moduł – Obsługa komputera i urządzeń biurowych (30 godz.)

Wykonawca może złożyć ofertę cenową na jedną lub więcej części zamówienia.

Część I - obejmuje opracowanie materiałów i przeprowadzenie zajęć dla 10 uczestników/ uczestniczek w zakresie:

Moduł - Ogólne informacje o sekretariacie i zawodzie sekretarki (12 godz.):

• Rola i różnice w strukturze sekretariatu w zależności od instytucji
• Funkcje i metody pracy sekretariatu
• Sekretariat-wizytówka firmy
• Etyka zawodowa sekretarki
• Savoir vivre w obsłudze klienta

Moduł – Prowadzenie dokumentacji biurowej, archiwizacja (12 godz.):

• Znaczenie i zasady pracy administracyjno-biurowej, specyfika pracy
• Instrukcja kancelaryjna
• Obieg dokumentów w firmie
• Przyjmowanie dokumentów wpływających do firmy
• Nadawanie dokumentów wychodzących z firmy
• Sposób prowadzenia dziennika korespondencji
• Segregowanie dokumentacji firmy i jej rozdzielanie wg przeznaczenia
• Archiwizacja dokumentów (podstawowe oznaczenia dokumentów archiwalnych, przekazanie akt do archiwum, sposoby zabezpieczenia i przechowywania dokumentacji, ustawowe okresy przechowywania danych)

Moduł – Organizacja i zarządzanie (16 godz.)

• Plan pracy
• Zarządzanie czasem (organizacja czasu pracy, zasady skutecznego planowania, błędy w planowaniu, unikanie odwlekania spraw, podejmowanie decyzji)
• Prowadzenie terminarza
• Organizacja spotkań, zebrań i konferencji
• Przepływ informacji w zarządzaniu biurem

Część II - obejmuje opracowanie materiałów i przeprowadzenie zajęć dla 10 uczestników/ uczestniczek w zakresie:

Moduł – Obsługa komputera i urządzeń biurowych (30 godz).

• Obsługa komputera w systemie Windows, podstawy komputerowej edycji tekstów, podstawy obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym, Internet i poczta elektroniczna
• Telefax
• Automatyczna sekretarka
• Skaner
• Kserokopiarka
• Oprawianie dokumentacji

III       Wymagania dotyczące realizacji szkolenia:

1. Zajęcia będą odbywać się 3-4 razy w tygodniu, od poniedziałku do piątku, w godz. 8:00-16:00, max. po 3-4 godziny lekcyjne dziennie, w okresie: maj-czerwiec 2011 roku. Planowany termin rozpoczęcia kursu: I połowa maja 2011 roku.
2. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania i zwizualizowania zgodnie z wytycznymi i przedstawienia do akceptacji materiałów szkoleniowych dla uczestników/uczestniczek szkolenia.
   1. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania pytań/zadań na egzamin końcowy sprawdzający zdobyte wiadomości z zakresu zajęć, które prowadzi. Wykonawca opracowuje pytania/zadania, przedstawia Zamawiającemu do akceptacji, sprawdza ich wykonanie przez uczestników/uczestniczek.
   2. Wykonawca powinien prowadzić kurs w sposób uzgodniony z Zamawiającym,
      tj. wg ustalonego harmonogramu,
      1. Wykonawca powinien nadzorować prowadzenie dostarczonego przez Zamawiającego dziennika zajęć, listy obecności, ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach projektu.

IV        Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe

V         Termin wykonania zamówienia:

Zajęcia rozpoczną się w maju 2011 r. i zakończą maksymalnie do 22 czerwca 2011 roku. Szczegółowy harmonogram zajęć zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania.

VI       Opis warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:

1.     posiadają: wykształcenie wyższe a także wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonywania zadań określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia

2.     posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3.     Z zamówienia wykluczone są osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL w sytuacji, gdy występuje konflikt interesów o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Rozdział  4 podrozdział 5 pkt. 5) obowiązujących od dnia 01.01.2011 roku.

4.     W celu uniknięcia podwójnego finansowana osoby, których wynagrodzenie finansowane jest ze środków publicznych zobowiązane są świadczyć usługi poza obowiązującym je czasem pracy (w tym również poza czasem urlopu wypoczynkowego) lub w czasie urlopu bezpłatnego.

5.     Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Dostawcę/Wykonawcę dokumenty i oświadczenia.

6.     Oferty Dostawców/Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do badania i oceny.

7.     Dostawcy/Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania, po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia brakujących dokumentów.

VII      Kryteria oceny ofert:               

Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:

Cena za 1 godzinę brutto w zł. - 60% (60 pkt.)

Doświadczenie – 35%     (35 pkt.)

Dodatkowe kursy/szkolenia podnoszące kwalifikacje – 5% (5 pkt.)

1.      Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:

                                                      C minimalna

Cena =  ----------------------------------   x 60 pkt.

   C oferty ocenianej

Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.

2.  W ramach kryterium „doświadczenie” Zamawiający będzie przyznawał punkty za liczbę godzin przeprowadzonych zajęć w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia, w ciągu ostatnich 3 lat. Punkty liczone będą wg wzoru, zgodnie z danymi przedstawionymi zał. nr 2

Wymagane jest dostarczenie kopii dokumentów (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) potwierdzających przeprowadzenie zajęć wymienionych w zał. Nr 2. (kopii referencji lub umów).

     Liczba godzin oferty ocenianej

Doświadczenie  =      ---------------------------------------------------------------------------      x 35 pkt.

(liczba godzin)              Liczba godzin oferty z największym doświadczeniem

3. „Dodatkowe kursy/szkolenia podnoszące kwalifikacje”, tj. dodatkowe kwalifikacje w zakresie przedmiotu zamówienia, także studia podyplomowe i kursy pedagogiczne. Zamawiający będzie przyznawał 5 punktów za kursy/szkolenia/studia podyplomowe i ich zgodność z przedmiotem zamówienia, w oparciu o dane zawarte w załączniku nr 2.

Wymagane jest dostarczenie kopii uzyskanych dyplomów/zaświadczeń.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone wyżej kryteria.

VIII        Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
2. Wykaz - opis doświadczenia z uwzględnieniem tematyki prowadzonych kursów/szkoleń z zakresu zgodnego z przedmiotem zamówienia (zarówno części teoretycznej jak i praktycznej) oraz liczby przeprowadzonych godzin w zakresie przedmiotu zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego).
3. Do oferty należy dołączyć: życiorys zawodowy na wzorze stanowiącym Załącznik nr 3 (max. 5 kartek, wydruk dwustronny, wypełniony komputerowo lub maszynowo), zgodne z zakresem przedmiotu zamówienia.
4. Deklarację uczestnictwa w projekcie stanowiącą Załącznik nr 4
5. Kserokopie dokumentów poświadczających posiadane wykształcenie, potwierdzone za zgodność z oryginałem, opatrzone datą i podpisane przez wykonawcę oraz ewentualnie rekomendacje i referencje lub kopie umów potwierdzające posiadane doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia.
6. Oferta oraz załączniki powinny być czytelne i złożone w języku polskim.
7. Wszelkie zmiany w tekście oferty lub załączników (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.
8. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę.

2. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając (komputerowo lub maszynowo) „Formularz Oferty Wykonawcy” stanowiący Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego.

10.  Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.

11.  Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.

12.  Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.

 IX   Forma, miejsce i termin składania ofert:

Forma oferty: ofertę należy złożyć w postaci pisemnej, w zamkniętej kopercie i opisać ją podając: znak sprawy, dane prowadzącego postępowanie (nazwa i adres), tytuł projektu, w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie oraz dane składającego ofertę (imię i nazwisko, adres), a także opatrzyć napisem „Nie otwierać przed dniem 06.05.2011 r.”

Miejsce złożenia oferty: siedziba Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, ul. Lubartowska 74 A,  I p., 20-094 Lublin (Sekretariat).

Termin złożenia oferty do dnia: 06.05.2011 r. do godz. 12.00.

 X   Unieważnienie postępowania:

Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpią następujące okoliczności:

1. wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad,
2. w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z Projektem umowy.

XI  Osoby do kontaktów:

Anna Korzeniewska-Kowalik – specjalista ds. usług doradczo-szkoleniowych

tel. 81 710 19 15, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it .

Wykaz załączników:

1. Formularz oferty Wykonawcy (Załącznik nr 1).
2. Wykaz – opis doświadczenia w okresie 3 lat (Załącznik nr 2).
3. Życiorys zawodowy zawierający doświadczenia zgodne z opisem przedmiotu zamówienia. Wzór cv – wersja elektroniczna do pobrania na stronie www.fundacja.lublin.pl, w zakładce: Zaproszenie do składania ofert – Personel projektu (Załącznik nr 3).
4. Deklaracja uczestnictwa w projekcie (Załącznik nr 4).
5. Dokumenty poświadczające posiadane wykształcenie/uprawnienia.
6. Ewentualne rekomendacje i referencje.

Z poważaniem, w imieniu Zamawiającego

Lublin, 28 kwietnia 2011 roku

………………………………………………………………..

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz Oferty Wykonawcy	[ ]	136 Kb
Załącznik nr 2 - Wykaz - opis doświadczenia	[ ]	137 Kb
Formatka CV	[ ]	691 Kb
Załącznik nr 4 - Deklaracja	[ ]	104 Kb