20 mar 2018
FUNDACJA ROZWOJU LUBELSZCZYZNY
ul. Józefa Franczaka „Lalka” 43, 20-325 Lublin
tel.: (081) 710 19 00, fax: (081) 710 19 10
www.fundacja.lublin.pl; e-mail: sekretariat@fundacja.lublin.pl
REGON 430353642; NIP 712-016-65-05; KRS 0000027855
Lublin, dnia 20 marzec 2018 roku
L.dz. FRL/149/18
Znak sprawy: FRL/1/WSO2/OWES/2018
Zapytanie ofertowe
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie-Partner Wiodący realizująca w partnerstwie z Grupą Medialną ITM Sp. z o.o. w Lublinie projekt „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Oś Priorytetowa 11 Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Ekonomia społeczna, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zaprasza do przedstawienia oferty na wybór wykonawcy usługi polegającej na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali na szkolenie podczas 2-dniowego wyjazdowego szkolenia otwartego dla 12 osób w Hrubieszowie w podziale na części:
I. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności, na podstawie wewnętrznego obowiązującego w Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny, Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane w toku realizacji Projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wybór wykonawcy usługi polegającej na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia oraz wynajmu sali na szkolenie podczas 2-dniowego wyjazdowego szkolenia otwartego dla 12 osób w Hrubieszowie, w ramach w projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w subregionie chełmsko-zamojskim”, w podziale na części:
Część I -Zakwaterowanie:
Wymagania:
Część II -Wyżywienie:
Wymagania:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia (2 obiady i kolacja) dla każdego uczestnika projektu podczas szkolenia:
Część III -Wynajem sali na szkolenia
Wymagania:
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali na szkolenia w wymiarze 16 godzin (2 dni x 8 godzin) dla śr. 12 osobowej grupy podczas każdego dnia szkolenia:
Wymagania jakie powinna spełniać sala na szkolenia:
Wynajmowane sale oraz budynki, w których się znajdują, będą oznakowane zgodnie z zasadami RPO oraz w sposób, który ułatwi poruszanie się, dotarcie do miejsca odbywania zajęć uczestnikom projektu, w tym osobom niepełnosprawnym, jeśli w zajęciach będą brały udział osoby niepełnosprawne wymagające takiego ułatwienia.
Wymagania dodatkowe (punktowane) związane z wynajmem sali na warsztaty:
Dodatkowe informacje:
Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego
Miejsce realizacji zamówienia:
Szkolenia przeprowadzane będą w Hrubieszowie.
III. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)
55100000-1 Usługi hotelarskie
55320000-9 Usługi podawania posiłków
70220000-9 Usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
IV. Termin wykonania zamówienia:
Planowany termin realizacji szkolenia: 2 dni w okresie 4-13 kwietnia 2018 r.
Wykonanie zamówienia będzie odbywało się zgodnie z harmonogramem określonym ściśle przez Zamawiającego (zmiany harmonogramu mogą być dokonywane wyłącznie przez Zamawiającego).
Zamawiający zastrzega, iż w razie przedłużającego się procesu rekrutacji lub innej przyczyny niezależnej od Zamawiającego możliwa jest zmiana terminu szkolenia, miejsca jego realizacji oraz liczby uczestników z jednoczesnym zachowaniem pozostałych warunków złożonej oferty.
V. Opis warunków udziału w postępowaniu:
W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi:
Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Dostawcy/Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu.
VI. Ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert:
Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub przedłożenia dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji spełnienia warunków
udziału w postępowaniu lub zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień
lub przedłożenia dokumentów oraz składania wyjaśnień, przedkładania dodatkowych dokumentów przez Wykonawców drogą mailową.
VII. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:
Część I – Zakwaterowanie
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 W ramach kryterium „doświadczenie” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 0 do 20 za liczbę przeprowadzonych usług w zakresie zakwaterowania, dla grup zorganizowanych liczących minimum 10 osób w okresie ostatnich 3 lat od daty ukazania się niniejszego zapytania ofertowego, w zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia i z przedmiotem złożonej oferty. Punkty liczone będą zgodnie z danymi przedstawionymi w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego według następującej punktacji:
Wymagane jest dostarczenie kopii dokumentów potwierdzających ilość zrealizowanych usług wymienionych w Załączniku nr 2 (np. kopii referencji lub umów, rachunków itp.) potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów
Część II – Wyżywienie
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 . Kryterium „Klauzule społeczne” przyznane będą punkty w następujący sposób:
– oferta, które spełnia kryterium otrzyma 20 pkt.
– oferta, która nie spełnia kryterium otrzyma 0 pkt.
Ocena w zakresie kryterium „klauzule społeczne” dokonana zostanie na podstawie deklaracji złożonej przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego.
Deklaracja obejmuje oświadczenie, że do realizacji zamówienia i na czas jego trwania (zgodnie z zawartą umową) Wykonawca zapewni, że wśród osób bezpośrednio uczestniczących w wykonywaniu zamówienia zatrudniona będzie co najmniej 1 osoba bezrobotna (w wymiarze min. ½ etatu) w rozumieniu ustawy z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2016.645 tekst jednolity). Zamawiający określa, że wskazana wyżej osoba (skierowana przez właściwy urząd pracy) powinna być zatrudniona w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty podpisania umowy na realizację zamówienia, nieprzerwanie przez cały okres jej trwania.
W celu weryfikacji spełnienia klauzuli społecznej zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przedstawienia kopii skierowania osoby bezrobotnej przez urząd pracy oraz umowy o pracę wraz z zakresem obowiązków potwierdzoną za zgodność z oryginałem w terminie do 21 dni od daty podpisania umowy.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów
Część III – Wynajem sali na szkolenia
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryterium/kryteria:
Ad. 1. Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium „cena” (cena brutto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru:
C minimalna
Cena = ————————- x 80 pkt.
C oferty badanej
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Ad. 2 W ramach kryterium „ dodatkowe wymagania” Zamawiający będzie przyznawał punkty od 4 do 20 za spełnienie dodatkowych wymagań w następujący sposób:
Ocena w zakresie kryterium „dodatkowe wymagania” dokonana zostanie na podstawie oświadczenia złożonego przez Wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 6 do zapytania ofertowego.
Pozostałe oferty otrzymają odpowiednio niższą ilość punktów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeśli zaproponowana cena jest rażąco niska w rozumieniu art. 90 ust. 1 ustawy PZP, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę.
VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:
W odpowiedzi na zamówienie:
przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio „ZMIANA” lub „WYCOFANIE”.
IX. Forma, miejsce i termin składania ofert:
Oferta powinna być złożona (osobiście/pocztą/przesyłką kurierską) do dnia 28 marca 2018 r. do godziny 12.00 w formie pisemnej, w biurze Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej w Zamościu, ul. Pereca 2, pok. 7, 22-400 Zamość, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr FRL/1/WSO2/OWES/2018”.
W przypadku przysłania oferty za pośrednictwem poczty lub przesyłki kurierskiej, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin wpływu oferty (przesyłki) do biura OWES w Zamościu na w/w adres.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z niewłaściwego oznakowania koperty lub braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów/informacji oraz za przesłanie/złożenie oferty w innym miejscu, niż wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
X. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, telefonicznie, faksem lub poprzez e-mail.
XI. Osoby do kontaktów:
Marian Gil – Animator
tel.: 84 627 11 81 lub 84 627 11 91
e-mail: m.gil@fundacja.lublin.pl
Sylwia Parafiniuk – Specjalista ds. informacji, promocji i szkoleń
tel.: 84 627 18 32, 84 627 11 91
e-mail: s.parafiniuk@fundacja.lublin.pl
XII. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty
XIII. Warunki zmiany umowy:
XIV. Wykaz załączników: